امروزه بسیاری از افراد برای پیشبرد امور اداری، تحصیلی یا مهاجرتی خود نیاز به ترجمه رسمی مدارک دارند. اما متأسفانه اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک میتواند هزینه و زمان زیادی را به افراد تحمیل کند. تحویل مدارک به دارالترجمه فرآیندی است که نیازمند دقت فراوان می‌باشد. بسیاری از افراد بدون آگاهی کافی از روند ترجمه، مدارک خود را تحویل می‌دهند و بعداً با مشکلات متعددی مواجه می‌شوند. در این مطلب قصد داریم شما را با رایجترین اشتباهات در این زمینه آشنا کنیم تا بتوانید از بروز آنها جلوگیری کنید.
اشتباهات رایج قبل از تحویل مدارک برای ترجمه رسمی
قبل از اینکه مدارک خود را برای ترجمه رسمی تحویل دهید، باید به نکات مهمی توجه کنید. اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک اغلب از همین مرحله شروع می‌شود. بسیاری از افراد بدون بررسی اعتبار مدارک خود، آنها را به دارالترجمه می‌برند و بعد متوجه می‌شوند که مدارکشان قابل ترجمه نیست. همچنین عدم اطلاع از مدارک مورد نیاز برای هدف خاص (مثل مهاجرت یا تحصیل) باعث می‌شود افراد زمان و هزینه اضافی صرف کنند. برای مثال، در روند مهاجرت، ترجمه مدرک تحصیلی یکی از مراحل کلیدی است که اگر به درستی انجام نشود میتواند مشکلات زیادی ایجاد کند. پس می‌توان اشتباهات رایج قبل از تحویل مدارک را به شکل زیر بیان کرد.
- عدم بررسی اعتبار مدارک قبل از تحویل مدارک
- نداشتن اطلاعات کافی درباره نوع مدارک مورد نیاز برای هدف خاص
- عدم تهیه کپی از مدارک اصلی و ریسک آسیب دیدن آنها
- بی‌توجهی به مهلت زمانی مورد نیاز برای ترجمه رسمی مدارک
- انتخاب دارالترجمه نامعتبر که شاید ترجمه آن مورد پذیرش قرار نگیرد
اشتباهات رایج حین تکمیل فرم‌ها و درخواست‌های ترجمه رسمی
هنگام تکمیل فرم‌های درخواست ترجمه، دقت در ارائه اطلاعات صحیح بسیار مهم است. اشتباهات رایج هنگام تحویل مدارک برای ترجمه رسمی در این مرحله میتواند منجر به تأخیر در روند کار یا حتی ترجمه نادرست شود. بسیاری از متقاضیان هنگام تحویل مدارک به دارالترجمه، فرم‌های مربوطه را با عجله و بدون دقت کافی پر می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود اطلاعات نادرست یا ناقص در ترجمه نهایی منعکس شود. پس اشتباهات رایج حین تکمیل فرم‌ها به صورت زیر خواهد بود:
- ارائه اطلاعات نادرست یا ناقص در فرم‌های درخواست
- عدم تطبیق اطلاعات ارائه شده با مدارک اصلی
- بی‌توجهی به نحوه نگارش صحیح نام و نام خانوادگی به زبان مقصد
- عدم ارائه توضیحات لازم در مورد کاربرد نهایی ترجمه
- نادیده گرفتن بخش‌های الزامی فرم‌ها که منجر به تأخیر در پردازش درخواست می‌شود
ارائه نسخه‌های ناقص یا غیرقابل قبول مدارک
یکی از شایع‌ترین اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک، ارائه نسخه‌های ناقص یا غیرقابل قبول است. بسیاری از افراد تصور می‌کنند که کپی‌های معمولی یا تصاویر با کیفیت پایین برای ترجمه رسمی کافی است، اما این تصور کاملاً اشتباه است. دارالترجمه‌های رسمی به اصل مدرک یا کپی برابر اصل نیاز دارند. پس تحویل مدارک باید با رعایت استانداردهای خاصی انجام شود. مدارکی که بخشی از آنها ناخوانا، مخدوش یا ناقص باشد، نمی‌توانند به طور رسمی ترجمه شوند و این موضوع باعث اتلاف وقت و هزینه متقاضیان می‌شود.
اشتباهات مرتبط با اسامی، تاریخ تولد و مشخصات فردی
دقت در ثبت صحیح اطلاعات شخصی مانند نام، تاریخ تولد و سایر مشخصات فردی از اهمیت بالایی برخوردار است. اشتباهات رایج هنگام تحویل مدارک برای ترجمه رسمی در این بخش میتواند مشکلات جدی برای فرد ایجاد کند. گاهی افراد هنگام تحویل مدارک به دارالترجمه، به تفاوت‌های املایی یا تلفظی اسامی در زبان مقصد توجه نمی‌کنند. این موضوع میتواند منجر به مغایرت بین مدارک مختلف شود. پس این موارد را بیشتر بررسی خواهیم کرد:
- عدم توجه به تطابق مدارک شناسایی با اصل سند
یکی از اشتباهات رایج در زمان ترجمه رسمی مدارک، عدم توجه به تطابق مدارک شناسایی با اصل سند است. بسیاری از افراد متوجه نیستند که اطلاعات موجود در مدارک مختلف آنها باید کاملاً با یکدیگر همخوانی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر نام شما در شناسنامه با نامی که در پاسپورت یا مدارک تحصیلی ثبت شده متفاوت باشد، این موضوع میتواند منجر به بروز مشکلات جدی شود. هنگام تحویل مدارک باید تمامی مدارک را از نظر همخوانی اطلاعات بررسی کنید. در صورت وجود هرگونه مغایرت، باید قبل از اقدام به ترجمه، نسبت به اصلاح آن اقدام کنید. به‌خصوص در مواردی مثل ترجمه شناسنامه که پایه بسیاری از مدارک دیگر است، کوچک‌ترین مغایرت میتواند باعث رد شدن مدارک در مراجع رسمی شود.
- عدم ترجمه صحیح مهرها و امضاها
ترجمه صحیح مهرها و امضاها بخش مهمی از فرآیند ترجمه رسمی مدارک است که اغلب مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرد. اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک هویتی در این بخش میتواند اعتبار ترجمه را زیر سؤال ببرد. بسیاری از افراد تصور می‌کنند که مهرها و امضاها نیازی به ترجمه ندارند ولی این موارد جزء لاینفک سند محسوب می‌شوند. مترجمان رسمی موظف هستند تمامی اجزای مدرک از جمله مهرها، امضاها و حتی توضیحات حاشیه‌ای را ترجمه کنند. هنگام تحویل مدارک به دارالترجمه، باید اطمینان حاصل کنید که مهرها و امضاهای موجود در مدرک به وضوح قابل مشاهده هستند.
اشتباهات رایج مربوط به مهر تایید نهادهای رسمی
مهر تایید نهادهای رسمی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدارک رسمی است که نیاز به توجه ویژه دارد. اشتباهات رایج هنگام تحویل مدارک برای ترجمه رسمی در این قسمت منجر به عدم پذیرش مدارک در مراجع مختلف می‌شود. بسیاری از افراد نمی‌دانند که برخی مدارک برای ترجمه رسمی نیاز به تاییدیه‌های خاص از سوی نهادهای مربوطه دارند. برای مثال، مدارک تحصیلی باید توسط وزارت علوم یا آموزش و پرورش تایید شوند. در ادامه به برخی از اشتباهات رایج در این زمینه اشاره می‌کنیم:
- عدم تهیه کپی برابر اصل و تاییدات لازم
یکی از اشتباهات شایع در فرآیند ترجمه رسمی، عدم تهیه کپی برابر اصل و تاییدات لازم است. بسیاری از افراد نمی‌دانند که برای ترجمه رسمی مدارک، صرفاً داشتن کپی معمولی کافی نیست و باید کپی برابر اصل تهیه شود. کپی برابر اصل سندی است که توسط مراجع ذیصلاح مانند دفاتر اسناد رسمی تایید شده باشد. این موضوع به‌خصوص برای مدارک مهم مانند شناسنامه، سند ازدواج یا مدارک تحصیلی لازم خواهد بود. تحویل مدارک به دارالترجمه بدون تهیه کپی برابر اصل میتواند منجر به عدم پذیرش ترجمه در مراجع مقصد شود.
- عدم هماهنگی با دارالترجمه در خصوص مدارک خاص
برخی مدارک به دلیل ماهیت خاص خود، نیاز به هماهنگی قبلی با دارالترجمه دارند. اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک اغلب زمانی رخ می‌دهد که افراد بدون اطلاع قبلی، مدارک خاص خود را برای ترجمه ارائه می‌دهند. برای مثال مدارک پزشکی، اسناد حقوقی پیچیده یا مدارک با فرمت غیرمعمول به مترجم متخصص در آن حوزه نیاز خواهد داشت. تحویل مدارک بدون هماهنگی قبلی میتواند منجر به تأخیر در روند ترجمه یا حتی ترجمه نادرست شود.
- تحویل مدارک فاقد اعتبار یا منقضی شده
یکی دیگر از اشتباهات رایج در فرآیند ترجمه رسمی، تحویل مدارک فاقد اعتبار یا منقضی شده است. بسیاری از افراد توجه نمی‌کنند که برخی مدارک مانند گواهینامه رانندگی، کارت پایان خدمت یا گذرنامه دارای تاریخ انقضا هستند. ترجمه رسمی مدارک منقضی شده فاقد اعتبار قانونی است و نمی‌تواند در مراجع رسمی مورد استفاده قرار گیرد. اشتباهات رایج هنگام تحویل مدارک برای ترجمه رسمی از این دست میتواند باعث اتلاف وقت و هزینه شود. قبل از تحویل مدارک به دارالترجمه، حتماً از معتبر بودن و تاریخ انقضای آنها اطمینان حاصل کنید.
- صحیح بودن فایل‌های اسکن شده و کیفیت تصاویر ارسالی
در عصر دیجیتال، بسیاری از دارالترجمهها امکان دریافت مدارک به صورت الکترونیکی را فراهم کرده‌اند. اما اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک اغلب به دلیل کیفیت پایین اسکن‌ها رخ می‌دهد. تصاویر تار، ناخوانا یا با رزولوشن پایین میتواند منجر به ترجمه نادرست یا ناقص شود. هنگام تحویل مدارک به دارالترجمه به صورت الکترونیکی، باید اطمینان حاصل کنید که اسکن‌ها با کیفیت بالا و وضوح کافی تهیه شده‌اند. همچنین تمامی بخش‌های سند باید در تصویر قابل مشاهده باشد و هیچ قسمتی از آن بریده نشده باشد.
اشتباهات رایج پس از تحویل مدارک (پیگیری، اصلاحات و دریافت ترجمه)
پس از تحویل مدارک به دارالترجمه، فرآیند ترجمه آغاز می‌شود اما اشتباهات در ترجمه رسمی مدارک در این مرحله نیز میتواند رخ دهد. بسیاری از افراد تصور می‌کنند که پس از تحویل مدارک، دیگر نیازی به پیگیری نیست. اما واقعیت این است که گاهی دارالترجمه به اطلاعات بیشتری نیاز دارد یا در روند ترجمه سؤالاتی پیش می‌آید. عدم پاسخگویی به موقع میتواند باعث تأخیر در روند ترجمه شود. پس می‌توان اشتباهات رایج پس از تحویل مدارک را به صورت زیر بیان کرد:
- عدم پیگیری وضعیت ترجمه و زمان تحویل آن
- بی‌توجهی به پیام‌ها یا تماس‌های دارالترجمه برای رفع ابهامات
- عدم بررسی دقیق ترجمه پس از دریافت آن
- تأخیر در اعلام اشکالات احتمالی موجود در ترجمه
- عدم دریافت رسید یا مدرک مربوط به تحویل مدارک اصلی
نکات مهم برای جلوگیری از بروز اشتباهات رایج
برای جلوگیری از اشتباهات رایج هنگام تحویل مدارک برای ترجمه باید موارد مختلفی را در نظر داشت. با توجه به اهمیت این موضوع، پیشنهاد می‌کنیم قبل از تحویل مدارک به دارالترجمه، حتماً این نکات را مطالعه کنید. دقت در این موارد میتواند از بروز مشکلات بعدی جلوگیری کند و روند ترجمه را تسریع بخشد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات اشاره می‌کنیم که رعایت آنها میتواند تجربه بهتری از ترجمه رسمی برای شما به همراه داشته باشد:
- بررسی اعتبار مدارک قبل از ترجمه: همیشه قبل از اقدام به ترجمه رسمی، از معتبر بودن و به روز بودن مدارک خود اطمینان حاصل کنید. مدارک منقضی شده یا فاقد اعتبار نمی‌توانند ترجمه رسمی معتبری داشته باشند.
- تهیه کپی برابر اصل: برای مدارک مهم مانند شناسنامه، سند ازدواج یا مدارک تحصیلی، حتماً کپی برابر اصل تهیه کنید. این کار اعتبار ترجمه شما را افزایش می‌دهد و از بروز مشکلات بعدی جلوگیری می‌کند.
- هماهنگی قبلی با دارالترجمه: قبل از مراجعه به دارالترجمه، با آنها تماس بگیرید و درباره مدارک مورد نیاز، هزینه و زمان تحویل سؤال کنید. این کار از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می‌کند.
- بررسی دقیق اطلاعات فرم‌ها: هنگام تکمیل فرم‌های درخواست ترجمه، تمامی اطلاعات را با دقت وارد کنید و از صحت آنها اطمینان حاصل کنید. اشتباه در این مرحله میتواند منجر به ترجمه نادرست شود.
- اسکن با کیفیت بالا: اگر قصد ارسال الکترونیکی مدارک را دارید، حتماً از اسکنر با کیفیت استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که تمامی بخش‌های مدرک در تصویر قابل مشاهده است.
جمع‌بندی و راهکارهای پیشنهادی
انجام اشتباهات رایج در ترجمه رسمی مدارک میتواند امور اداری شما را مختل کند. بی‌دقتی در هر مرحله از فرآیند ترجمه میتواند منجر به مشکلات جدی شود. تحویل مدارک به دارالترجمه فرآیندی است که نیاز به دقت و توجه کافی دارد. برای داشتن یک ترجمه رسمی معتبر و بدون نقص، باید تمامی مراحل را با دقت طی کنید. از بررسی اعتبار مدارک گرفته تا تکمیل صحیح فرم‌ها و پیگیری‌های بعدی، همه در کیفیت نهایی ترجمه تأثیرگذار هستند. توصیه می‌کنیم قبل از اقدام به ترجمه رسمی، حتماً با کارشناسان ما در دارالترجمه رسمی حکیم تماس بگیرید تا تمامی راهنمایی‌های لازم را در اختیار شما قرار دهند.